മഹല്ല് കമ്മിറ്റി ഭാരവാഹികൾ: ആരുടെ ചുമതല എന്ത്?

കമ്മിറ്റികളിലെ മിക്ക പ്രശ്നങ്ങളും ദുരുദ്ദേശ്യമല്ല; ഉടമയില്ലാത്ത ജോലിയാണ്. കളക്ടർ ചെയ്യുമെന്ന് എല്ലാവരും കരുതിയതിനാൽ ആരും ഫോളോ അപ്പ് ചെയ്യാത്ത കുടിശ്ശിക, യോഗം സൗഹൃദപരമായതിനാൽ ആരും എഴുതാത്ത മിനിറ്റ്സ്, സംസാരത്തിൽ എല്ലാവരും സമ്മതിച്ചിട്ട് ഇപ്പോൾ ആർക്കും കണ്ടെത്താനാവാത്ത ഒരു ചെലവ്. സ്ഥാനപ്പേരുകൾ ഇത് പരിഹരിക്കുന്നത് ഒരു വ്യവസ്ഥയിലേ ഉള്ളൂ: ഓരോ സ്ഥാനത്തിനൊപ്പവും അത് ഏറ്റെടുക്കുന്ന ജോലികളുടെയും സൂക്ഷിക്കേണ്ട രേഖകളുടെയും വ്യക്തമായ ഒരു ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാകണം.

താഴെയുള്ളത് കേരളത്തിലെ പതിവ് രീതിയാണ്: പ്രസിഡന്റ്, സെക്രട്ടറി, ട്രഷറർ. നിങ്ങളുടെ മഹല്ലിന്റെ നിയമാവലിയിൽ കൂടുതലോ കുറവോ സ്ഥാനങ്ങൾ ഉണ്ടാകാം. എല്ലാ രൂപങ്ങളിലും നിലനിൽക്കുന്ന തത്വം ഒന്നാണ്: ഓരോ തരം രേഖയ്ക്കും കൃത്യം ഒരു ഉടമ, പണത്തിന് എപ്പോഴും രണ്ട് ജോഡി കണ്ണുകൾ.

പ്രസിഡന്റ്: അധികാരം, കൈവശം വെക്കലല്ല

കമ്മിറ്റിയുടെയും ജനറൽ ബോഡിയുടെയും അധ്യക്ഷത, പുറത്ത് മഹല്ലിന്റെ പ്രാതിനിധ്യം, പ്രധാന കാര്യങ്ങളിലെ രണ്ടാമത്തെ ഒപ്പ്: ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകൾ, ഒരു പരിധിക്ക് മുകളിലുള്ള ചെലവുകളുടെ അനുമതി, നിയമനങ്ങൾ. പ്രസിഡന്റ് ആകരുതാത്തത് പണത്തിന്റെയോ രേഖകളുടെയോ സൂക്ഷിപ്പുകാരനാണ്. അനുമതി നൽകാനും തർക്കങ്ങളിൽ തീർപ്പ് പറയാനുമുള്ള സ്ഥാനമാണത്; സ്വന്തം കൈവശമുള്ളതിൽ തീർപ്പ് പറയാൻ ആർക്കും കഴിയില്ല.

സെക്രട്ടറി: പണം അല്ലാത്ത എല്ലാ രേഖകളും

മഹല്ലിന്റെ ഓർമ സൂക്ഷിക്കുന്നത് സെക്രട്ടറിയാണ്: മെമ്പർ രജിസ്റ്റർ, യോഗ നോട്ടീസുകൾ, എല്ലാ കമ്മിറ്റി, ജനറൽ ബോഡി യോഗങ്ങളുടെയും മിനിറ്റ്സ്, കത്തിടപാടുകൾ, മഹല്ല് നൽകുന്ന സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളുടെ പിന്നിലെ രേഖകൾ. മിനിറ്റ്സിന് കിട്ടുന്നതിലും കൂടുതൽ ബഹുമാനം അർഹതയുണ്ട്. മിനിറ്റ്സിൽ ഉള്ള തീരുമാനം ഒരു തീരുമാനമാണ്; ഓർമയിൽ മാത്രമുള്ള തീരുമാനം പിന്നത്തേക്ക് സമയം കുറിച്ച ഒരു തർക്കമാണ്. ഓരോ ഇനത്തിനും മൂന്ന് വരി മതി: എന്ത് തീരുമാനിച്ചു, ആര് ചെയ്യണം, എപ്പോഴേക്ക്.

ട്രഷറർ: ഓരോ രൂപയും, രണ്ട് ദിശയിലും

കിട്ടുന്നതും ചെലവാകുന്നതും മുഴുവൻ രേഖപ്പെടുത്തുക, പണം ബാങ്കിൽ അടയ്ക്കുക, രസീത് നൽകുക, മാസാവസാന ക്ലോസിംഗ് തയ്യാറാക്കുക: ഓരോ ഫണ്ടിന്റെയും ആരംഭ ബാലൻസ്, വരവ്, ചെലവ്, ബാക്കി. ഇതിന്റെ പൂർണ രീതി മഹല്ല് കണക്ക് ഗൈഡിൽ പ്രത്യേകം ഉണ്ട്. സ്ഥാനം ചുരുക്കി പറയാം: മഹല്ലിന്റെ കൈയിൽ ഇന്ന് എന്തുണ്ട്, അത് എവിടെ നിന്ന് വന്നു എന്ന് ഏത് ദിവസവും ഉത്തരം പറയാൻ കഴിയുന്ന ആളാണ് ട്രഷറർ.

കളക്ടർമാർ: വാതിൽക്കൽ കമ്മിറ്റിയുടെ മുഖം

കളക്ടർമാർ പലപ്പോഴും ഭാരവാഹികളേ അല്ല; എന്നിട്ടും മഹല്ലിന്റെ പേര് ഏറ്റവും കൂടുതൽ ചുമക്കുന്നത് അവരാണ്. കുടുംബങ്ങൾ മാസംതോറും കാണുന്ന മുഖം അവരുടേതാണ്. ഓരോ കളക്ടർക്കും വേണ്ടത്: നിശ്ചിത റൂട്ട്, സീരിയൽ നമ്പറുകൾ അവരുടെ പേരിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയ രസീത് ബുക്ക്, പിരിച്ചത് അന്ന് തന്നെ രജിസ്റ്ററിൽ, എൻട്രിയിൽ അവരുടെ പേര് സ്ഥിരമായി. ആ പേര് രേഖപ്പെടുത്തൽ ആദ്യം സംരക്ഷിക്കുന്നത് കളക്ടറെ തന്നെയാണ്: ഏത് പേയ്മെന്റ് ആര് വാങ്ങി എന്ന് ആരും ഓർമയിൽ നിന്ന് കണ്ടെത്തേണ്ടിവരില്ല.

ജനറൽ ബോഡി: എല്ലാത്തിന്റെയും ഉടമകൾ

കമ്മിറ്റി നടത്തിപ്പുകാരാണ്; ഉടമ ജനറൽ ബോഡിയാണ്. അതിൽ നിന്ന് തന്നെ, ചോദിക്കാതെ കിട്ടേണ്ടത് എന്തൊക്കെയെന്ന് വ്യക്തമാകും: ഓരോ ഫണ്ടിന്റെയും ബാലൻസ് സഹിതം വാർഷിക കണക്ക്, ആസ്തികളുടെയും വഖഫ് സ്വത്തുക്കളുടെയും നില, കൃത്യസമയത്ത് തിരഞ്ഞെടുപ്പ്, സ്വന്തം യോഗങ്ങളുടെ മിനിറ്റ്സ്. ഇവ വർഷത്തിൽ ഒരിക്കൽ, എഴുതി, ചോദിക്കും മുമ്പ് വെക്കുന്ന കമ്മിറ്റി യോഗസമയം ചെലവാക്കുന്നത് കണക്ക് ന്യായീകരിക്കാനല്ല, പദ്ധതികൾ ചർച്ച ചെയ്യാനാകും.

ഒരാൾ രണ്ട് സ്ഥാനം വഹിക്കുമ്പോൾ

ചെറിയ മഹല്ലുകൾ കുറച്ച് കൈകളിലാണ് ഓടുന്നത്; സ്ഥാനങ്ങൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കപ്പെടും. ഒരു വര മാത്രം നോക്കി ചേർക്കുക: പണം കൈവശം വെക്കുന്ന ആൾ ഒരിക്കലും അത് പരിശോധിക്കുന്ന ഏക ആളാകരുത്. സെക്രട്ടറി-ട്രഷറർ എന്നത് നടക്കും, പ്രസിഡന്റ് മാസംതോറും പണവും ബാങ്കും ബുക്കുമായി ഒത്തുനോക്കി ക്ലോസിംഗിൽ ഒപ്പിടുന്നുണ്ടെങ്കിൽ. ഒരു വലിപ്പത്തിലുള്ള മഹല്ലിലും സംഭവിക്കരുതാത്തത് ഇതാണ്: ഒരാൾ തന്നെ പിരിക്കുകയും എഴുതുകയും ചെലവാക്കുകയും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുകയും, പിന്നിൽ ആരും ഒത്തുനോക്കാതിരിക്കുകയും. ആ ക്രമീകരണം ഏറ്റവും ദ്രോഹിക്കുന്നത് അതിലെ സത്യസന്ധനായ ആളെയാണ്: ചെയ്യാത്തത് ചെയ്തില്ലെന്ന് പിന്നീട് ഒരിക്കലും തെളിയിക്കാനാവില്ല.

ഓരോ സ്ഥാനവും കൈമാറേണ്ട രേഖകൾ

കൈമാറ്റം കൂടി വ്യക്തമാകുമ്പോഴേ ഒരു സ്ഥാനം പൂർണമായി നിർവചിക്കപ്പെടൂ: സെക്രട്ടറി രജിസ്റ്ററും മിനിറ്റ്സ് ബുക്കുകളും കത്തിടപാടുകളും കൈമാറുന്നു; ട്രഷറർ ബുക്കുകളും സീരിയൽ പ്രകാരം രസീത് ബുക്കുകളും വൗച്ചറുകളും ബാങ്ക് രേഖകളും ബാലൻസുകളും; ഓരോ കളക്ടറും റൂട്ട് ലിസ്റ്റും രസീത് ബുക്കും. രണ്ട് കൂട്ടരും ഒരേ ദിവസം ഒരേ ലിസ്റ്റിൽ ഒപ്പിടുന്നു. പൂർണ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് കണക്ക് ഗൈഡിൽ ഉണ്ട്. ഇവിടത്തെ കാര്യം ഇതാണ്: ലിസ്റ്റ് സ്ഥാനം തിരിച്ചായിരിക്കണം. എല്ലാവരുടേതുമായ കൈമാറ്റം ആരുടേതുമല്ലാതാകും.

സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉപകാരപ്പെടുന്നത് എവിടെ

ചുമതലാ വ്യക്തത ഒരു തീരുമാനമാണ്, ഒരു ഫീച്ചറല്ല; ഒരു സോഫ്റ്റ്‌വെയറും അത് പകരം തരില്ല. സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന് ചെയ്യാവുന്നത് ആ അതിരുകളെ യാഥാർഥ്യമാക്കലാണ്. ഞങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന InflowBooks-ൽ ഓരോ കമ്മിറ്റി അംഗവും സ്വന്തം പേരിൽ സൈൻ ഇൻ ചെയ്യുന്നു, എന്തൊക്കെ ചെയ്യാമെന്ന് നിശ്ചയിക്കുന്ന ഒരു റോളോടെ; ഓരോ എൻട്രിയിലും അത് ചെയ്ത ആളുടെ പേര് സ്ഥിരമായി രേഖപ്പെടുന്നു; ആക്സസ് ഓരോ ആൾക്കും വെവ്വേറെ നൽകുകയും പിൻവലിക്കുകയും ചെയ്യാം. അപ്പോൾ കമ്മിറ്റി മാറ്റം ഒരു ഉച്ചകഴിഞ്ഞത്തെ ജോലിയാണ്, ആരും മാറ്റാൻ ധൈര്യപ്പെടാത്ത പങ്കിട്ട പാസ്‌വേഡല്ല. ഡോക്യുമെന്റേഷനിൽ ഈ സ്ഥാനങ്ങൾ റോളുകളുമായി എങ്ങനെ ചേരുന്നു എന്ന് കാണാം.

സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾ