മഹല്ല്, മസ്ജിദ് കണക്കുകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം: കമ്മിറ്റികൾക്കുള്ള പ്രായോഗിക ഗൈഡ്

മിക്കവാറും എല്ലാ മഹല്ല് കമ്മിറ്റികളും കണക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ട്. പക്ഷേ കമ്മിറ്റി മാറിയാലും നിലനിൽക്കുന്ന കണക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്നവർ കുറവാണ്. പതിവ് ഇങ്ങനെയാണ്: ഒരാൾ പിരിക്കുന്നു, നോട്ട്ബുക്കിലോ ഫോണിലോ എഴുതുന്നു, മുഴുവൻ ചിത്രവും അയാൾക്ക് മാത്രം അറിയാം. മൂന്ന് വർഷം കഴിഞ്ഞ് അയാൾ ഒഴിയുമ്പോൾ, അടുത്ത ട്രഷറർ കിട്ടിയ ബാലൻസിൽ നിന്ന് വീണ്ടും തുടങ്ങുന്നു. 2023-ൽ എത്ര അടച്ചു എന്ന് ഒരു കുടുംബം ചോദിച്ചാൽ ഉത്തരമില്ല.

ഇതിന്റെ പരിഹാരം ഒരാളുടെ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധയല്ല. എന്തൊക്കെ രേഖപ്പെടുത്തണം, അത് എവിടെ സൂക്ഷിക്കണം എന്ന് ഒരിക്കൽ തീരുമാനിക്കുകയാണ്. അത് പ്രായോഗികമായി എങ്ങനെയെന്ന് നോക്കാം.

നാല് കാര്യങ്ങൾ എപ്പോഴും രേഖപ്പെടുത്തുക

നോട്ട്ബുക്കായാലും സോഫ്റ്റ്‌വെയറായാലും, ഈ നാല് തരം രേഖകളാണ് ബാക്കിയെല്ലാം താങ്ങിനിർത്തുന്നത്.

• മഹല്ലിൽ ആരൊക്കെയുണ്ട്. വീടുകളുടെയും ഓരോ വീട്ടിലെയും അംഗങ്ങളുടെയും രജിസ്റ്റർ, ഫോൺ നമ്പറും ഓരോ കുടുംബവും സമ്മതിച്ച പ്രതിമാസ വരിസംഖ്യയും സഹിതം. ഇതില്ലെങ്കിൽ പിരിവ് ഓർമയെ ആശ്രയിച്ചാകും, കുടിശ്ശിക കണക്കാക്കാൻ പറ്റുകയുമില്ല.
• വരുന്ന ഓരോ രൂപയും. തീയതി, തുക, തന്നത് ആര്, ഏത് ഫണ്ടിലേക്ക്, എങ്ങനെ അടച്ചു, വാങ്ങിയത് ആര്. വെള്ളിയാഴ്ച പിരിച്ചത് തിങ്കളാഴ്ചയാണ് ബുക്കിൽ എത്തുന്നതെങ്കിൽ, അത് ആരോ ഓർത്ത് വെക്കേണ്ട ഒരു സംഖ്യയായി മാറിക്കഴിഞ്ഞു.
• പോകുന്ന ഓരോ രൂപയും. തീയതി, തുക, എന്തിന്, ഏത് ഫണ്ടിൽ നിന്ന്, ഒപ്പം ബില്ലോ വൗച്ചറോ. ബില്ലില്ലാത്ത ചെലവ് തട്ടിപ്പല്ല, പക്ഷേ ജനറൽ ബോഡിയിൽ ഉയരാൻ കാത്തിരിക്കുന്ന ഒരു തർക്കമാണ്.
• ഇതൊക്കെ ചെയ്തത് ആര്. ആരെയും സംശയിക്കാനല്ല, നേരെ മറിച്ചാണ്. പണം വാങ്ങിയ ആളുടെ പേര് രസീതിൽ ഉണ്ടെങ്കിൽ ആ ആൾ സുരക്ഷിതനാണ്; അന്ന് വൈകുന്നേരം കൗണ്ടറിൽ ആരായിരുന്നു എന്ന് ആരും ഓർമയിൽ നിന്ന് കണ്ടെത്തേണ്ടി വരില്ല.

ഫണ്ടുകൾ ആദ്യ ദിവസം മുതൽ വേർതിരിക്കുക

മഹല്ല് കണക്കിൽ ഏറ്റവും കൂടുതൽ സംഭവിക്കുന്ന പിഴവ് ഒറ്റ പണപ്പെട്ടി പല ജോലികൾ ചെയ്യുന്നതാണ്. കെട്ടിടം പണിക്ക് തന്ന പണം, റമദാൻ സഹായത്തിന് പിരിച്ച പണം, മദ്രസയ്ക്കുള്ള പണം, സാധാരണ പ്രതിമാസ വരിസംഖ്യ. ഇവ നാല് വ്യത്യസ്ത കൂട്ടം ആളുകൾക്ക് നൽകിയ നാല് വാക്കുകളാണ്. അതിന് നാല് ബാലൻസ് വേണം.

ഇത് കണക്കിലെ അലങ്കാരമല്ല. കെട്ടിടത്തിന് പണം തന്ന ആൾക്ക്, അത് കെട്ടിടത്തിന് തന്നെ ചെലവായി എന്ന് അറിയാൻ അവകാശമുണ്ട്. അത് കാണിക്കാൻ കഴിയാത്ത കമ്മിറ്റിക്ക് നഷ്ടപ്പെടുന്നത് പണത്തേക്കാൾ വലുതാണ്. പ്രായോഗികമായി ഇതിനർഥം, ഓരോ എൻട്രിയും രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ തന്നെ അതിന്റെ ഫണ്ട് ചേർക്കണം എന്നാണ്. വർഷാവസാനം ഒറ്റ ടോട്ടൽ പലതായി വീതിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നതല്ല.

അപ്പോൾ ഓരോ ഫണ്ടിനെക്കുറിച്ചും വെവ്വേറെ പറയാൻ കഴിയും: ഇത്രയിൽ തുടങ്ങി, ഇത്ര കിട്ടി, ഇത്ര ചെലവായി, ഇന്ന് ഇത്ര ബാക്കി. ഫണ്ടുകൾ എങ്ങനെ ക്രമീകരിക്കാം എന്ന് ഫണ്ടുകളും കാമ്പയിനുകളും എന്ന ഗൈഡിൽ വിശദമാക്കുന്നു.

പിന്നീട് പരിശോധിക്കാൻ കഴിയുന്ന രസീത് നൽകുക

രസീത് ഒരു മര്യാദയല്ല. അത് നിങ്ങളുടെ രേഖയുടെ ദാതാവിന്റെ പകർപ്പാണ്. രണ്ട് വർഷം കഴിഞ്ഞുള്ള ഒരു തർക്കം തീർക്കുന്ന ഒരേയൊരു സാധനവും അതാണ്. മൂന്ന് കാര്യങ്ങളാണ് ഒരു രസീതിനെ വിലയുള്ളതാക്കുന്നത്: ആവർത്തിക്കാത്ത സീരിയൽ നമ്പർ, പണം ചെന്ന ഫണ്ടിന്റെ പേര്, വാങ്ങിയ ആളുടെ പേര്.

രസീത് ഒരു സംവിധാനത്തിൽ നിന്ന് പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നതാണെങ്കിൽ, ട്രഷററെ വിളിക്കാതെ തന്നെ കുടുംബത്തിന് സ്വന്തം രസീത് പരിശോധിക്കാൻ വഴി വേണം. കൈകൊണ്ട് എഴുതുന്നതാണെങ്കിൽ കൗണ്ടർഫോയിൽ ബുക്ക് തന്നെ സൂക്ഷിക്കുക, കാലാവധി കഴിയുമ്പോൾ ബാക്കി രേഖകൾക്കൊപ്പം അതും കൈമാറുക.

മാസത്തിന്റെ ഒരു താളം ഉണ്ടാക്കുക

നല്ല കണക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്ന കമ്മിറ്റികൾക്ക് ഓർമശക്തി കൂടുതലൊന്നുമല്ല. അവരുടെ ഇടവേള ചെറുതാണ്.

• അന്നന്ന് എൻട്രി. പിരിച്ച ദിവസം തന്നെ അത് രേഖപ്പെടുത്തുക. ഈ ഒരൊറ്റ ശീലം മിക്ക പിഴവുകളും ഇല്ലാതാക്കും.
• മാസാവസാന ക്ലോസിങ്. എല്ലാ മാസവും ഒരു നിശ്ചിത തീയതിയിൽ ഓരോ ഫണ്ടും ടോട്ടൽ ചെയ്യുക: ആരംഭ ബാലൻസ്, വരവ്, ചെലവ്, ബാക്കി. കൈയിലുള്ള പണവും ബാങ്ക് ബാലൻസും അതിനോട് ഒത്തുനോക്കുക.
• കമ്മിറ്റിക്ക് മാസ പ്രസ്താവന. ഒരു പേജ്, എല്ലാവർക്കും നൽകുക. അംഗീകാരത്തിനല്ല, ഒരാൾക്ക് പകരം പതിനൊന്ന് പേർക്ക് സ്ഥിതി അറിയാൻ.
• കുടിശ്ശിക മാസത്തിൽ ഒരിക്കൽ ഓർമിപ്പിക്കുക. ആദ്യ ആഴ്ചയിൽ അയക്കുന്നത് ഓർമപ്പെടുത്തലാണ്. പതിനൊന്നാം മാസത്തിൽ അയക്കുന്ന അതേ സന്ദേശം ഒരു ആവശ്യപ്പെടലാണ്. പിരിവ് പതിയെ കുറയുന്നത് അങ്ങനെയാണ്.

വാർഷിക കണക്ക്

വർഷത്തിൽ ഒരിക്കൽ മഹല്ലിന് പൂർണമായ കണക്ക് അറിയാൻ അവകാശമുണ്ട്: വർഷത്തെ വരവ് ചെലവ് കണക്ക്, ഓരോ ഫണ്ടിന്റെയും ബാക്കി, മഹല്ലിന്റെ സ്വത്തുക്കൾ, വഖഫ് സ്വത്തും അതിന്റെ വരുമാനവും ഉൾപ്പെടെ. അസംസ്കൃത ബുക്കുകളിൽ നിന്നല്ല, നിങ്ങൾ ഇതിനകം ചെയ്ത മാസ ക്ലോസിങ്ങുകളിൽ നിന്ന് ഇത് തയ്യാറാക്കുക. അപ്പോൾ രണ്ടാഴ്ചയ്ക്ക് പകരം ഒരു വൈകുന്നേരം മതി. ജനറൽ ബോഡിക്ക് മുന്നിൽ എന്തൊക്കെ വെക്കണം എന്ന് റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്ന ഗൈഡിൽ കാണാം.

കൈമാറ്റ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്

വർഷങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നത് ഇവിടെയാണ്. കമ്മിറ്റിയോ ട്രഷററോ മാറുമ്പോൾ ബാലൻസല്ല, ചരിത്രമാണ് കൈമാറേണ്ടത്. രണ്ട് പേരും ഒരേ ദിവസം ഒരേ ലിസ്റ്റിൽ ഒപ്പിടണം.

• വീടുകളുടെയും അംഗങ്ങളുടെയും രജിസ്റ്റർ, ഓരോ കുടുംബത്തിന്റെയും വരിസംഖ്യയും കുടിശ്ശികയും സഹിതം.
• ഉപയോഗിച്ചതും ബാക്കിയുള്ളതുമായ എല്ലാ രസീത് ബുക്കുകളും, സീരിയൽ നമ്പർ പ്രകാരം.
• ആ കാലയളവിലെ എല്ലാ വൗച്ചറുകളും ബില്ലുകളും, മാസം തിരിച്ച് ഫയൽ ചെയ്തത്.
• ബാങ്ക് പാസ്ബുക്ക് അല്ലെങ്കിൽ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ, ചെക്ക് ബുക്കുകൾ, ഒപ്പിടാൻ അധികാരമുള്ളവരുടെ പട്ടിക.
• കൈയിലുള്ള പണം, രണ്ട് പേരും ഒരുമിച്ച് എണ്ണിയത്, ഒപ്പം അന്നത്തെ ഓരോ ഫണ്ടിന്റെയും ബാലൻസ്.
• വഖഫ് രേഖകൾ, വാടക കരാറുകൾ, മറ്റ് സ്വത്ത് രേഖകൾ.
• രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന സംവിധാനത്തിന്റെ ലോഗിനും റിക്കവറി വിവരങ്ങളും. കൈമാറ്റത്തിന് ശേഷം പഴയ ട്രഷററുടെ ആക്സസ് തുറന്നിടാതെ ഒഴിവാക്കണം.
• അവസാന വാർഷിക കണക്കിന്റെ പകർപ്പും കഴിഞ്ഞ പന്ത്രണ്ട് മാസ ക്ലോസിങ്ങുകളും.

ഒഴിവാക്കേണ്ട നാല് പിഴവുകൾ

• എല്ലാത്തിനും ഒറ്റ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്. ബുക്കിൽ വെവ്വേറെ ബാലൻസ് എന്നത് ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ കാര്യമാണ്. ഒരു പ്രത്യേക ആവശ്യത്തിന് പിരിച്ച പണത്തിന് വെവ്വേറെ അക്കൗണ്ട് ആണ് നല്ലത്.
• പിരിച്ച ടോട്ടൽ മാത്രം എഴുതുക. ഒരു ദിവസത്തെ ടോട്ടൽ കൊണ്ട് ഒരു കുടുംബത്തിന്റെ ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം പറയാനോ ആരുടെയെങ്കിലും കുടിശ്ശിക കണക്കാക്കാനോ കഴിയില്ല.
• പഴയ എൻട്രി തിരുത്തുക. രസീത് ദാതാവിന്റെ കൈയിൽ എത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അതിന് പിന്നിലെ രേഖ നിശ്ശബ്ദമായി മാറ്റരുത്. തിരുത്ത് ഒരു പുതിയ എൻട്രിയായി ചേർക്കുക.
• രജിസ്റ്റർ പിന്നീട് പുതുക്കാം എന്ന് വെക്കുക. മരണം, വിവാഹം, സ്ഥലം മാറിപ്പോയ കുടുംബം എന്നിവ ആരൊക്കെ എന്തൊക്കെ അടയ്ക്കണം എന്ന് മാറ്റും. ആ പിന്നീട് ഒരിക്കലും വരില്ല.

കടലാസിൽ നിന്ന് എപ്പോൾ മാറണം

അന്നന്ന് എഴുതുകയും എല്ലാ മാസവും ക്ലോസ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന നോട്ട്ബുക്ക് ശരിക്കുമുള്ള ഒരു സംവിധാനമാണ്. ചെറിയ മഹല്ലിന് വർഷങ്ങളോളം അതിൽ സത്യസന്ധമായി മുന്നോട്ട് പോകാം. അത് മതിയാകാതെ വരുന്ന ഘട്ടം പ്രവചിക്കാവുന്നതാണ്: രണ്ടോ അതിലധികമോ പേർ പിരിക്കാൻ തുടങ്ങുമ്പോൾ, കുടുംബങ്ങൾ സ്വന്തം ചരിത്രം ചോദിക്കുമ്പോൾ, ഒരാളെ കാത്തിരിക്കാതെ കമ്മിറ്റിക്ക് കണക്ക് വേണമെന്ന് വരുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ കൈമാറ്റം വരുമ്പോൾ. ആ ഘട്ടത്തിലാണെങ്കിൽ, ഏത് സംവിധാനത്തോടും ചോദിക്കേണ്ട ചോദ്യങ്ങൾ മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ എന്ന കുറിപ്പിൽ ഉണ്ട്.

ഞങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന InflowBooks മുകളിൽ പറഞ്ഞ നാല് രേഖകളും ഒരൊറ്റ രജിസ്റ്ററിൽ ചെയ്യുന്നു: അംഗങ്ങളും വീടുകളും, വെവ്വേറെ ഫണ്ടുകളിലേക്കുള്ള വരവും ചെലവും, എൻട്രികളിൽ നിന്ന് തന്നെ ഉണ്ടാകുന്ന മാസ, വാർഷിക കണക്കുകൾ. എന്തെങ്കിലും ചേരുന്നതിന് മുമ്പ് തന്നെ മുഴുവൻ കാര്യങ്ങളും ഡോക്യുമെന്റേഷനിൽ മലയാളത്തിൽ കാണാം.

പതിവ് ചോദ്യങ്ങൾ